Dernière mise à jour : [21 octobre 2026]

La Clinique Synésia accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés. La présente politique vise à expliquer comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons ces renseignements, notamment ceux obtenus par l’intermédiaire du formulaire de prise de contact de notre site Web, de notre système de téléphonie infonuagique, du système de messagerie électronique et de la plateforme numérique de tenue de dossiers, de prise de rendez-vous et de facturation. Elle précise les pratiques de la Clinique Synésia en matière de protection des renseignements personnels, conformément aux exigences applicables de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée notamment par la Loi 25. Elle ne fait pas référence aux renseignements, consentements et règles de confidentialité applicables dans le cadre de nos services professionnels de neuropsychologie.

Veuillez noter qu’en contactant la Clinique Synésia et en fournissant des renseignements personnels, vous acceptez de vous conformer à la présente politique de confidentialité. 

Par « renseignements personnels », nous faisons référence à tout renseignement qui pourrait permettre de vous identifier. 

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la législation applicable, Aude Massicotte-Rochon agit à titre de responsable de la protection des renseignements personnels pour la Clinique Synésia.

Pour toute question concernant la protection des renseignements personnels ou pour exercer un droit prévu par la loi, vous pouvez communiquer avec cette personne :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Aude Massicotte-Rochon
Clinique Synésia
102-901 boul. Saint-Joseph, Gatineau, QC, J8Z1S8
info@cliniquesynesia.com
[Numéro de téléphone - à venir]

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Lorsque vous nous contactez, nous pouvons recueillir certains renseignements d’identification (p.ex. nom et prénom, date de naissance, adresse courriel/numéro de téléphone), de même que l’information contenue dans les messages transmis par la personne qui contacte la Clinique Synésia et toute autre information que vous choisissez volontairement de nous transmettre. Lorsque vous visitez notre site Web, des données techniques liées à votre utilisation du site Web, lorsque des témoins de connexion ou d’autres technologies similaires sont utilisés, peuvent également être collectées. 

Une fois que vous avez recourt à nos services et que votre dossier est pris en charge par la clinique, nous pouvons recueillir des renseignements personnels lors des échanges pour effectuer la prise de rendez-vous ainsi que pour la facturation et les paiements. Nous pouvons également recueillir vos données d’identification complètes pour le dossier neuropsychologique, selon la réglementation sur la tenue de dossier et la confidentialité en vigueur. 

Information de contact et renseignements cliniques

Lorsque vous complétez le formulaire de contact sur notre site Web ou que vous nous contactez par téléphone, les renseignements que vous fournissez sont transmis à notre clinique afin que nous puissions traiter votre demande. Ces renseignements sont accessibles uniquement aux personnes autorisées qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. 

Les informations que nous collectons lors d’un premier contact ne sont pas destinées à recueillir des renseignements cliniques détaillés ou d’autres renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires pour répondre à une demande générale. Nous vous demandons donc d’éviter de transmettre ce type d’information dans ce contexte. Les renseignements de nature médicale ou psychologique ainsi que vos antécédents ou ceux d’un proche sont notamment susceptibles de constituer des renseignements personnels sensibles.

Si une prise en charge pour une évaluation plus approfondie est effectuée ou des services professionnels sont rendus, les mesures de confidentialité applicables à nos services professionnels seront mises en place pour la collecte et le traitement des renseignements cliniques. 

3. Pourquoi recueillons-nous ces renseignements?

Les renseignements recueillis peuvent être utilisés afin de répondre à une demande d’information, communiquer avec une personne, donner suite à une demande de service, gérer ou orienter la prise de rendez-vous et la facturation, assurer le bon fonctionnement de la clinique, etc. 

Les renseignements personnels sont recueillis en vue de vous offrir un accompagnement adapté à votre situation. La collecte de renseignements personnels permet le bon fonctionnement des services offerts par la clinique ainsi qu’assurer la qualité de ces services. Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires aux fins pour lesquelles ils sont recueillis.

4. Témoins de connexion et technologies similaires

Notre site Web peut utiliser des témoins de connexion (« cookies ») ou des technologies similaires afin d’assurer le bon fonctionnement du site Web, d’améliorer l’expérience de navigateur des utilisateurs ou de personnaliser le contenu selon les besoins. Veuillez noter que vous pouvez désactiver les témoins de connexion en vous référant aux paramètres de votre navigateur ou appareil mobile. 

5. Tenue de dossiers, prise de rendez-vous et facturation

La Clinique Synésia utilise la plateforme OWL / Chouette pour la gestion des rendez-vous, certains échanges administratifs avec les clients, la tenue des dossiers cliniques ainsi que la facturation. Cette plateforme peut être employée pour la réalisation et la mise à jour d’une liste d’attente en y indiquant les informations d’identification de base des personnes ayant fait une demande de service auprès de la clinique. Elle est également utilisée lors d’une prise en charge clinique, soit lorsqu’un dossier clinique, au nom du/de la client(e) est créé. Son utilisation s’effectue conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels, et des mesures de sécurité sont mises en place afin d’assurer la confidentialité et la protection des renseignements qui y sont traités.

6. Avec qui les renseignements peuvent-ils être communiqués?

Nous limitons la communication des renseignements personnels aux situations où celle-ci est nécessaire et permise par la loi. Dans le cadre du fonctionnement de la clinique, certains renseignements peuvent être traités par des fournisseurs de services agissant pour notre compte, par exemple :

• le fournisseur d’hébergement du site Web;

• le fournisseur de services de messagerie électronique (Google Workspace);

• le fournisseur de l’application de téléphonie infonuagique et de services informatiques (Vidéotron);

• le fournisseur de la plateforme de prise de rendez-vous/facturation (OWL / Chouette).

Avant d’utiliser un fournisseur qui a accès à des renseignements personnels, nous avons évalué les mesures de protection applicables et les modalités contractuelles pertinentes. De plus, les associées et l’ensemble du personnel de la Clinique Synésia mettent en place toutes les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels recueillis.

7. Hébergement et conservation des renseignements

Toutes les données collectées sont hébergées et conservées au Canada pour les différents fournisseurs employés, excepté pour les services de messagerie électronique (Google Workspace), puisque Google peut stocker et traiter les données dans différents emplacements où Google ou ses sous-traitants possèdent des installations. 

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou pendant la période exigée par les obligations légales et professionnelles applicables. Des règles internes de conservation et de destruction des renseignements personnels sont mises en place par la clinique.

8. Mesures de protection

Nous mettons en place des mesures raisonnables de sécurité afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, l’utilisation, la communication ou la modification non autorisés.

Ces mesures comprennent notamment :

• des contrôles d’accès;

• des mesures de sécurité informatique;

• la limitation de l’accès aux renseignements aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions;

• des mesures visant à assurer la confidentialité des renseignements;

• des mesures de sensibilisation et de formation des membres de notre équipe;

• des mesures de gestion des fournisseurs technologiques.

Les mesures de sécurité sont adaptées à la sensibilité des renseignements concernés et aux risques associés à leur traitement.

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), si un incident de confidentialité survient présentant un risque de préjudice sérieux, des mesures seront mises en place le plus rapidement possible, telles que documenter l’incident et aviser la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées par l’incident. Nous mettrons également en place toutes les mesures possibles pour tenter de limiter les risques et d’éviter qu’un incident se reproduise. 

Les renseignements recueillis dans le cadre des services cliniques professionnels font l’objet de mesures de confidentialité particulières.

Les professionnels sont notamment soumis au secret professionnel et aux règles déontologiques applicables à l’exercice de la profession. Les activités cliniques des professionnels sont régies par le Code de déontologie de leur Ordre professionnel, qui prévoit des obligations relatives aux renseignements de nature confidentielle.  

Les renseignements contenus dans les dossiers professionnels sont conservés conformément aux obligations professionnelles applicables. Le Règlement sur la tenue des dossiers permet l'utilisation de moyens informatiques pour la tenue des dossiers lorsque la confidentialité des renseignements est assurée.

La présente politique ne constitue donc pas, à elle seule, l'ensemble des règles applicables à la confidentialité des dossiers cliniques.

10. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment :

• demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;

• demander la rectification de renseignements personnels inexacts ou incomplets;

• demander que les renseignements personnels recueillis soient supprimés;

• poser des questions concernant la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels;

• formuler une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels.

Veuillez noter que la collecte de renseignements personnels ne vise pas expressément les personnes mineures. Certains renseignements peuvent toutefois nous être transmis dans le cadre d’une demande de prestation de services auprès d’une personne mineure. Dans ce contexte, la collecte de ces renseignements est effectuée conformément aux exigences légales applicables. Plus précisément, les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne sont pas recueillis directement auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque la loi prévoit une exception.

11. Modifications à la présente politique

La présente politique peut être modifiée lorsque nos pratiques, nos services, nos fournisseurs technologiques ou les exigences légales applicables changent.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la présente politique.

Lorsque des modifications importantes sont apportées à nos pratiques de protection des renseignements personnels, nous prenons les mesures appropriées afin d’en informer les personnes concernées.

12. Nous joindre

Pour toute question concernant la présente politique ou la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels. 

Date d’entrée en vigueur : [9 novembre 2026]
Dernière mise à jour : [21 octobre 2026]